Medewerker centraal beheer backoffice

Functiebeschrijving 

• Je beheert en organiseert de interne en externe postbedeling: sorteren, klasseren en verdelen van post in postbakken, postvakkenkasten en persoonlijke lockers. Het uitvoeren van de interne en externe postrondes kan op meerdere locaties (o.a. mastergebouw, regio's, griffies, parketten). Je verzendt en frankeert eveneens pakketten en aangetekende zendingen. Daarnaast onderhoudt je contact met logistieke partners en volg je zendingen op.

• Je plant, registreert en volgt koeriersopdrachten op. Net zoals je ad hoc leveringen uitvoert en officiële neerleggingen (parket/griffies) uitvoert.

• Het op orde houden van het klassement van afgewerkte PV's en het centraal archief behoort ook tot jouw takenpakket. Je voert zowel opzoekingen voor Politiezone Antwerpen uit als voor andere politiezones en parket.

• Vervolgens scan en registreer je digitale post en stukken in het systeem voor digitaal postbeheer. Je levert uniformiteit en kwaliteit.

• Je beheert uitgaande briefwisseling en volgt afwachtingslijsten op. Je behartigt correspondentie met externen in het kader van openbaarheid van bestuur, doet aan correcte dossiervorming en bewaakt wettelijke termijnen.

• Dagelijks beheer je de functionele mailboxen en telefonie en fungeer je als aanspreekpunt voor vragen i.v.m. post, archief en inbeslagnames.

• Voor het beheer van drukwerk en abonnementen onderhoud je eerstelijnscontacten met medewerkers van Politiezone Antwerpen, leveranciers en de aankoopdienst. Ook houd je logins up-to-date en controleer je facturen van kranten, tijdschriften, databases en boeken volg je eveneens op.

• Wanneer nodig ondersteun je tijdelijk mee de frontofficeprocessen: je ontvangt, registreert en behandelt administratief in beslag genomen stukken, zaken die ons korps in bewaring neemt en geld. De stukken dienen steeds traceerbaar te zijn waardoor je het opzoeken van deze stukken en het beschikbaar stellen ervan steeds waarborgt voor de bevoegde diensten.

• Je hebt ook aandacht voor het welzijn van je naaste collega's. Signalen van overbelasting of moeilijkheden merk je tijdig op en bespreek je indien mogelijk met de betrokken collega(‘s) en/of leiding.

• Ons korps is continu in verandering. Je denkt daarom actief mee na over verbeteringen van softwaretoepassingen, werkprocessen, administratieve procedures. Disfuncties merk je op en je doet hieromtrent verbetervoorstellen naar je leiding.

• Je werkt in dagdiensten: in overeenkomst met je collega's voorzie je permanentie tussen 08.00 en 16.00 uur van maandag t.e.m. vrijdag.

Jouw profiel 

• Je hebt een diploma middelbaar onderwijs op zak. 

• Je bent een administratieve duizendpoot en Office 365 kent voor jou geen geheimen. Je kan werken met toepassingen als Word, Excel, Teams en Outlook, maar staat ook open om bij te leren op vlak van politionele systemen.   

• Opgeven staat niet in jouw woordenboek, ieder probleem zie je als een nieuwe uitdaging. 

• Ten slotte bezit je een zeer goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Nederlands.  

Ons aanbod 

• We bieden een vervangingscontract als assistent (niveau C), een flexibele werkweek van 38 uren, 34 verlofdagen en 13 feestdagen. 

• Een aantrekkelijk loonpakket in loonschaal CC1 met extra voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding of gratis gebruik van openbaar vervoer, fietsleasing, toegang tot het bedrijfsrestaurant, personeelskorting, verschillende verlofstelsels … 

• Een goede werk-privébalans. 

• Je gaat aan de slag in ons modern mastergebouw op de Post X-site, het nieuwe hoofdkantoor van Politiezone Antwerpen. 

Interesse? 

Kom jij mee onze interne en externe poststukken verwerken? Solliciteer dan nu via onderstaande knop. Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met pz.antwerpen.jobs@police.belgium.eu of bel 03 338 55 55. 

Kandidaten met specifieke noden kunnen redelijke aanpassingen aanvragen bij het afleggen van selectietesten.